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SAP-PSCD

Neben der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements bildete das Projekt zur Abbildung des Einnahmemanagement mit SAP (Modul PSCD) einen weiteren Schwerpunkt der Arbeiten im Bereich des Rechnungswesens. Aufgrund der hohen integrativen Komponenten zwischen NKF und dem Kassenverfahren hatte sich die Stadt Gelsenkirchen zum Ziel gesetzt, die Kassenfunktionen ebenfalls zum 1.1.2006 vollständig mit SAP abzudecken.

Auch dieses ehrgeizige Ziel wurde erfolgreich erreicht. Seit dem 1. Januar 2006 arbeitet die Kasse der Stadt Gelsenkirchen vollständig im PSCD, das alte AKD-Kassenverfahren wurde abgeschaltet. Nach der konstituierenden Sitzung im März 2005 haben bis Ende 2005 im SAP-Projekt wöchentlich Workshops stattgefunden, um die wesentlichen Bestandteile des Kassenmoduls  zu bestimmen und gleichzeitig Lösungen für die Anbindung der Fachverfahren zu ermitteln. So konnte es gelingen, durch die enge und konstruktive Zusammenarbeit zwischen gkd-el, Fachverwaltung und Beratern innerhalb von 9 Monaten eine vollständige und lauffähige kommunale Kassenlösung mit PSCD zu realisieren.

Ein Prototyp wurde bereits Mitte 2005 fertig gestellt und einem ersten Funktions- und Integrationstest unterzogen. Alle gewünschten Funktionen und Geschäftsvorfälle wurden sehr erfolgreich mit dem SAP-System umgesetzt, ergänzt um Formulare des Anordnungs- und Mahnwesens. Damit war ein erster wesentlicher Meilenstein des Kassenprojekts erreicht worden.

In der zweiten Jahreshälfte 2005 wurden die Verfahren des Prototypen verfeinert und optimiert, zum Teil auch ausgebaut, damit alle kassenrelevanten Prozesse abgebildet werden können. Parallel dazu fand die Weiterentwicklung der Schnittstellen zu den Fach- und Vorverfahren statt, die insbesondere den Einsatz der Mitarbeiter der gkd-el notwendig machte. Termingerecht zur Systemumstellung waren auch alle Vorverfahren (insgesamt 28 an der Zahl) mit einer Schnittstelle zum PSCD versehen.

Insgesamt gesehen verlief dieses Projekt trotz des enormen Zeitdrucks reibungslos und erfolgreich. In Schulungen wurden innerhalb von 5 Monaten fast 700 Mitarbeiter/innen der Stadtverwaltung Gelsenkirchen von der gkd-el im Umgang mit SAP-PSCD qualifiziert. Für neue oder den Arbeitsplatz wechselnde Mitarbeiter finden natürlich weiterhin Schulungen statt. Mittlerweile sind weit über 1.000 Mitarbeiter der Stadtverwaltung geschult worden. Diese finden bzw. fanden in den hauseigenen Schulungsräumen in der Vattmannstraße statt.